Податкова накладна оживає в Єдиному реєстрі податкових накладних не миттєво, а за чіткими строками, ігнорування яких може вдарити по кишені, як несподіваний лівий хук від контролера. Кожен платник ПДВ знає: ПН — це не просто папірець чи електронний файл, а ключ до податкового кредиту для покупця та підтвердження зобов’язань продавця. Несвоєчасна реєстрація блокує цей ланцюг, провокуючи штрафи, які накопичуються, ніби снігова лавина в Карпатах взимку. У 2026 році, під час воєнного стану, правила пом’якшені, але пастки лишаються гострими — відрахуйте дні прострочки неправильно, і рахунок подвоїться.
Реєстр ЄРПН працює як строгий охоронець: операційний день з 8:00 до 20:00 у робочі дні робочого тижня, граничний — цілодобово. Подача ПН фіксується квитанцією, а реєстрація — після обробки. Якщо сума ПДВ перевищує ліміт (сума на електронному рахунку), реєстрація блокується автоматично. Але давайте розберемося по поличках, бо хаос у датах — найпоширеніша причина штрафів.
Строки реєстрації ПН та РК: воєнний режим діє
З 8 лютого 2023 року, згідно з п. 89 підрозділу 2 розділу XX Податкового кодексу України, строки подовжено на період воєнного стану плюс шість місяців після. Для ПН та розрахунків коригування (РК), складених з 1 по 15 число місяця, граничний термін — до 5 числа наступного включно. А якщо документ з 16-го по кінець місяця? Тоді до 18 числа наступного. Ці правила чинні у 2026-му, бо воєнний стан триває.
Для РК на зменшення суми компенсації, складених постачальником до ПН покупця-платника ПДВ, строк — 18 календарних днів з дня отримання РК отримувачем. Фіксуйте дату надходження в Е-кабінеті чи програмах на кшталт M.E.Doc — це врятує від спорів з ДПС. Загальний ліміт реєстрації — 1095 днів з дати складання, з урахуванням зупинки перебігу під час війни з 1 серпня 2023-го.
Зведені ПН реєструють протягом 20 днів після звітного місяця. А для операцій за нульовою ставкою чи звільнених — теж загальні строки, але штрафи особливі, про них нижче. Пам’ятайте: вихідні та свята не переносять терміни, якщо не форс-мажор.
Розміри штрафів: таблиця з пастками
Штрафи за п. 90 підрозділу 2 розділу XX ПКУ — зменшені для ПН/РК з 16 січня 2023-го. Вони розраховуються від суми ПДВ у документі, від дня після граничного строку до дня реєстрації. ДПС формує податкове повідомлення-рішення (ППР) форми “Н” після камеральної перевірки.
| Період прострочки | Штраф від суми ПДВ | Стандартний (після воєнного) |
|---|---|---|
| До 15 днів | 2% | 10% |
| 16–30 днів | 5% | 20% |
| 31–60 днів | 10% | 30% |
| 61–365 днів | 15% | 40% |
| 366+ днів | 25% | 50% |
Джерела даних: Податковий кодекс України на zakon.rada.gov.ua, Державна податкова служба України.
За нереєстрацію після ППР — 50% від ПДВ, плюс ще 50%, якщо не зареєстрували за 10 днів. Сплата за кодом 130 чи 131 до бюджету, не на спецрахунок. Важливо: штрафи накладають тільки після реєстрації ПН, якщо прострочка виявлена перевіркою.
Особливі ПН: нульова ставка та зведені — інший розрахунок
Не всі накладні однакові. Для ПН на звільнені операції (ставка 903), нульову ставку (901/902), компенсуючі (п. 198.5 ПКУ), розподіл кредиту (ст. 199) чи тип “15” (перевищення бази) штраф фіксований: 2% від обсягу постачання без ПДВ, але не більше 1020 грн за несвоєчасну реєстрацію. За нереєстрацію — 5%, макс 3400 грн.
Приклад: постачання на 100 000 грн без ПДВ, прострочка 20 днів. Штраф — 2% х 100 000 = 2000 грн, але обмежено 1020 грн. Якщо в одній ПН змішані ставки, штрафи ділять: основні — відсотки від ПДВ, нульові — фікс. Зведені ПН підпадають під загальні правила, але часто “особливі”. Ви не повірите, скільки бізнесів забувають це, і отримує подвійний удар.
Коли штрафів уникнути: винятки рятують
Штрафи не накладають на період блокування (п. 201.16 ПКУ) — до рішення про розблок. Нульові РК (без зміни ПДВ, лише номенклатура) взагалі без штрафів — немає бази. Форс-мажор доведіть сертифікатом Торгово-промислової палати. Якщо зареєстрували до перевірки чи за 10 днів після ППР — гудбай, штраф.
- Блокування: подайте таблицю даних платника за пп. 201.16.1, оскаржте відмову за 10 днів.
- Воєнні нюанси: якщо неможливість виконання (наказ Мінфіну №225), реєструйте за 60 днів після відновлення.
- Самовиправлення: задекларуйте ПЗ — уникнете відповідальності (ЗІР ДПС).
Після списку: ці винятки — як рятувальний круг у шторм. Але ДПС суворі: без документів не проб’єте.
Приклади розрахунку: цифри не брешуть
Уявіть ПН на 1 млн грн (ПДВ 200 тис. грн), складена 10.01.2026, граничний строк — 5.02.2026. Зареєстрували 25.02.2026: прострочка 20 днів (6–25.02). Штраф 5% х 200 000 = 10 000 грн. Легко? А якщо не зареєстрували до перевірки — 50% = 100 000 грн, плюс пеня.
Інший кейс: зведена ПН за 0% на 500 тис. грн без ПДВ, прострочка 40 днів. Штраф 2% х 500 000 = 10 000 грн, обмежено 1020 грн. Економія? Ні, бо ігнор блокує кредит покупцю, і той подасть скаргу.
Типові помилки платників ПДВ
- Неправильний відлік днів: рахують від дати складання, а не після граничного. Результат — завищений штраф.
- Ігнор дати отримання РК: ДПС фіксує від оформлення, якщо не зафіксовано в кабінеті.
- Забули про змішані ставки: плутають фікс і відсотки, платять зайве.
- Не оскаржують блок: 365 днів без дій — штраф 50% за перевірці.
- Нульовий РК з ПДВ: думають штраф, а його нема — але перевірте розділ А порожній.
Ці помилки коштували бізнесу мільйони у 2025-му. Уникайте, моніторте Е-кабінет щодня!
Оскарження штрафів: суди на вашому боці частково
ППР приходить — 10 днів на заперечення, потім оскарження до ДПС чи суду. У 2025-му суди скасували 67% штрафів ДПС (статистика по справах). Верховний Суд (постанова від 26.02.2025 у справі №200/4768/23) підтвердив: якщо ПН подана вчасно, блок — не ваша вина, штраф скасовується. Інше рішення (КАС ВП від 31.03.2025 №280/5710/24): виною платника має бути доведена.
Приклад з практики: штраф 1,9 млн грн за воєнний період скасували, бо мораторій перекриває триваюче порушення. Але якщо вина є — платіть, бо ВС лишив 14,5 млн у справі з dtkt.ua. Ключ: збирайте докази — квитанції, таблиці, сертифікати форс-мажору.
Поради від практика: як не попастися
- Автоматизуйте: програми типу Медок надсилають квитанції, фіксують дати.
- Моніторте ліміт: поповнюйте спецрахунок заздалегідь, уникайте блоків.
- Навчайте бухгалтерів: семінари по ЗІР ДПС — безкоштовно й актуально.
- Фіксуйте все: скріншоти кабінету, акти взаємозачітки для РК.
- Консультуйтеся: при сумнівах — запит до ДПС чи юриста, бо самовиправлення дешевше штрафу.
Бізнесу зараз і так туго — не давайте ПДВ добивати. Реєструйте вчасно, і спите спокійно. А якщо вже влетіли — оскаржуйте з доказами, шанси високі.