Найчастіше для заміни паспорта громадянина України у формі ID-картки достатньо самого документа, що підлягає обміну, квитанції про сплату адміністративного збору та, за потреби, паперів, які підтверджують причину змін. Якщо термін дії просто закінчився, додаткові підтвердження майже не потрібні. Усе інше залежить від конкретної ситуації: зміна прізвища, втрата, пошкодження чи обмін старої книжечки.
Цей процес сьогодні значно простіший, ніж здається на перший погляд. Можна звернутися до будь-якого підрозділу Державної міграційної служби, ЦНАПу чи центру «Паспортний сервіс» незалежно від місця реєстрації. Головне — зібрати правильний пакет і розуміти, які нюанси існують у кожному випадку.
Паспорт громадянина України у формі картки видається на 10 років дорослим і на 4 роки особам від 14 до 18 років. Після 65 років документ стає безстроковим. Коли термін добігає кінця, дані змінюються або документ стає непридатним, його потрібно обміняти. І саме тут починаються важливі деталі, які багато хто пропускає.
Коли саме потрібна заміна паспорта
Обмін ID-картки обов’язковий у кількох чітких випадках. Перший і найпоширеніший — закінчення строку дії. Документи можна подати вже за місяць до цієї дати. Другий — зміна прізвища, імені чи по батькові після одруження, розлучення або за власним бажанням. Третій — пошкодження, через яке неможливо прочитати дані чи ідентифікувати особу. Четвертий — втрата або викрадення. П’ятий — виявлення помилки в записах. І шостий — бажання обміняти старий паспорт-книжечку зразка 1994 року на сучасну картку.
Окремо варто згадати ситуацію з паспортами-книжечками, у яких не вклеєні фотографії після досягнення 25 або 45 років. Такі документи вважаються недійсними, і їх теж потрібно замінити на ID-картку. Під час воєнного стану деякі строки були пом’якшені, але зволікати все одно не варто — краще зробити все вчасно.
Базовий пакет документів для більшості випадків
Незалежно від причини, майже завжди потрібні:
- паспорт, що підлягає обміну (старий ID або книжечка);
- документи, що підтверджують сплату адміністративного збору, або оригінал документа про звільнення від сплати;
- документи, які підтверджують обставини заміни (крім випадків простого закінчення терміну дії).
Заяву-анкету формує працівник на місці, вам лише потрібно перевірити дані і поставити підпис. Фотографію роблять одразу під час прийому документів, тому окремо фотокартки приносити не треба (окрім дуже специфічних випадків, коли людина не може прийти особисто через стан здоров’я).
РНОКПП (ідентифікаційний код) або повідомлення про відмову від нього теж часто просять додати, особливо якщо дані потрібно оновити в чипі. Довідка про реєстрацію місця проживання потрібна не завжди. Якщо ви обмінюєте стару книжечку зі штампом про реєстрацію, її зазвичай не вимагають — дані просто перенесуть. Якщо ж місце проживання змінювалося або ви хочете внести актуальну інформацію в чип, краще мати витяг з реєстру територіальної громади (його зручно замовити через «Дію»).
Документи залежно від причини заміни
Закінчення терміну дії ID-картки
Це найпростіший варіант. Достатньо самого паспорта, що закінчується, і квитанції про сплату. Додаткові підтвердження обставин не потрібні. Можна подати документи за місяць до дати закінчення. Старий паспорт повертають вам після прийому заяви і забирають лише під час видачі нового.
Зміна прізвища, імені чи інших даних
Окрім старого паспорта і квитанції, обов’язково потрібен оригінал документа-підстави: свідоцтво про шлюб, свідоцтво або рішення суду про розірвання шлюбу, свідоцтво про зміну імені. Якщо документ виданий за кордоном, потрібен нотаріально засвідчений переклад українською мовою. РНОКПП також бажано мати з собою.
Втрата або викрадення
Тут пакет ширший. Потрібна заява про втрату (встановленого зразка для старих паспортів або у довільній формі), витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань (якщо документ викрали на території України), а також усі інші стандартні папери. Якщо особу не вдається встановити стандартним шляхом, може знадобитися рішення суду.
Пошкодження або непридатність
Приносять сам пошкоджений паспорт і квитанцію. Якщо документ настільки зіпсований, що дані не читаються, працівники можуть запросити додаткові документи з фото для ідентифікації особи.
Обмін паспорта-книжечки зразка 1994 року
Потрібен сам паспорт-книжечка, РНОКПП (за наявності) і, за потреби, документи про сімейний стан. Якщо в книжечці є штамп про реєстрацію, довідка не потрібна. Дані з книжечки перенесуть на нову картку.
| Причина заміни | Основні документи | Додаткові папери |
|---|---|---|
| Закінчення терміну | Старий паспорт + квитанція | РНОКПП (за наявності) |
| Зміна прізвища | Старий паспорт + квитанція + свідоцтво про шлюб/розлучення | РНОКПП, переклад (якщо іноземний документ) |
| Втрата/викрадення | Заява + квитанція | Витяг з ЄРДР, рішення суду (за потреби) |
| Пошкодження | Пошкоджений паспорт + квитанція | Документи з фото для ідентифікації |
Дані таблиці базуються на офіційних роз’ясненнях Державної міграційної служби України.
Скільки коштує і скільки чекати
З 1 січня 2026 року вартість бланків зросла. Стандартне оформлення ID-картки (до 20 робочих днів) коштує 618 гривень. Термінове (до 7 робочих днів) — 988 гривень. Перше оформлення у 14 років залишається безкоштовним. Оплата приймається через банківські каси, термінали або онлайн-сервіси. Квитанцію потрібно мати з собою в день подачі документів.
Строки рахуються в робочих днях, вихідні та свята не враховуються. У складних випадках, коли проводиться процедура встановлення особи, термін може збільшитися до двох місяців.
Де подавати документи і як підготуватися
Звертатися можна до будь-якого територіального підрозділу ДМС, ЦНАПу або центру «Паспортний сервіс» ДП «Документ». Місце реєстрації значення не має. Найзручніше заздалегідь записатися в електронну чергу через сайт ДМС або «Паспортного сервісу». Це економить години очікування.
Візьміть із собою всі оригінали. Копії зазвичай роблять на місці. Якщо документи іноземні — обов’язково з нотаріальним перекладом. Для внутрішньо переміщених осіб додатково може знадобитися довідка ВПО, а для бездомних — посвідчення про взяття на облік.
Поради з реального досвіду
Записуйтеся на ранкові години — черги коротші, а працівники менш втомлені. Перевіряйте квитанцію одразу після оплати: іноді в реквізитах бувають помилки, і їх краще виправити до візиту. Якщо міняєте прізвище після одруження, не відкладайте — деякі послуги (банки, робота, поїздки) вимагають актуального документа. Через «Дію» можна швидко отримати витяг про реєстрацію місця проживання і показати його з телефону. І найголовніше — не йдіть без старого паспорта, навіть якщо він уже прострочений. Його все одно потрібно здати.
Особливості для окремих категорій
Внутрішньо переміщені особи можуть подавати документи за місцем фактичного проживання, вказаним у довідці ВПО. Люди, які повернулися з-за кордону, додатково подають заяву про зняття з консульського обліку і закордонний паспорт (навіть прострочений). Ті, хто не може пересуватися через стан здоров’я, можуть оформити документ через уповноважену особу з відповідним медичним висновком і довіреністю.
Військовослужбовці та особи, які перебувають у місцях позбавлення волі, оформлюють документи через адміністрацію установи. Усі іноземні документи обов’язково мають бути легалізовані або апостильовані і перекладені.
Заміна закордонного паспорта: коротко про головне
Хоча запит найчастіше стосується внутрішнього паспорта, багато хто одночасно міняє і закордонний. Для обміну біометричного паспорта для виїзду за кордон потрібні: внутрішній паспорт громадянина України, попередній закордонний (якщо є), квитанція про сплату і документи, що підтверджують причину змін (наприклад, свідоцтво про шлюб). У разі втрати — заява про втрату. Вартість у 2026 році: 1147 гривень за стандартний термін (20 робочих днів) і 1787 гривень за терміновий (7 робочих днів). З кінця 2025 року з’явилася зручна можливість одночасно оформлювати ID-картку і закордонний паспорт за один візит і одну електронну чергу.
Процедура заміни паспорта вже давно перестала бути бюрократичним квестом. Якщо підготувати правильний пакет документів і заздалегідь записатися, усе займає мінімум часу. Головне — не відкладати до останнього дня і перевіряти актуальну інформацію безпосередньо перед візитом, бо окремі деталі можуть уточнюватися. Актуальні роз’яснення завжди є на офіційному сайті Державної міграційної служби України.