Знакомая картина: кофе заканчивается в понедельник утром, сахар — в среду, а в пятницу кто-то приносит пачку печенья и становится героем недели. На кухне при этом всегда три открытые упаковки чая, которые никто не пьет, а молоко в холодильнике стоит с датой прошлой недели.
Дело обычно не в бюджете, а в том, что за кухню никто не отвечает. Когда ответственный появляется, все сводится к одному заказу в неделю, и район офиса уже неважен: доставка продуктов Днепр — это курьеры по всему городу и ближайшим пригородам, а оплатить заказ компания может безналичным расчетом.
Кто отвечает за кухню
Лучше всего работает один человек, а не дежурство по графику. Ему выделяют месячный бюджет и доступ к общему списку, куда любой сотрудник может дописать, что закончилось. Это может быть заметка в рабочем чате или магнитная доска на холодильнике. И у ответственного должен быть заместитель на время отпуска, иначе кофе закончится ровно в первый же его выходной.
Раз в неделю ответственный сверяет список с остатками и оформляет заказ. Уже через месяц станет понятно, сколько команда на самом деле тратит на кофе и воду, и бюджет перестанет быть догадкой. Заодно исчезнут лишние покупки: никто не купит третью банку кофе, пока две стоят в шкафу.
Что должно быть на офисной кухне
Базовый набор офисной кухни почти одинаков для команды из пяти и из двадцати человек — меняются только объемы:
- кофе, чай, сахар, молоко или сливки длительного хранения;
- вода — упаковками или бутылями для кулера;
- печенье, сухофрукты и орехи для перекусов;
- салфетки, одноразовая и многоразовая посуда;
- средство для мытья посуды, губки, бумажные полотенца.
Отдельной строкой в бюджете стоит держать небольшой запас на праздники: дни рождения в офисе случаются чаще, чем кажется. Кофе, который пьют все, выгоднее брать крупными упаковками, а чай — несколько сортов поменьше: вкусы здесь расходятся сильнее. А раз в квартал полезно спросить команду, что из набора не пьют и не едят, и честно вычеркнуть это из списка.
Какие документы нужны бухгалтерии
При безналичной оплате компания получает от курьера расходную накладную вместе с заказом. Это избавляет от авансовых отчетов, чеков в кармане и вопросов, кто и за что платил из своих денег. Бухгалтерии остается только принять документ и провести его как обычную закупку. Если же заказ оплатил сотрудник картой или наличными, курьер выдаст фискальный чек — с ним проще оформить компенсацию.
Удобно закрепить за закупками постоянный день недели, например четверг. Тогда к пятнице кухня полная, бухгалтерия получает документы в одно и то же время, а спонтанные заказы остаются исключением. Через пару месяцев такая система работает сама, и о кухне вспоминают только тогда, когда нужно заказать торт.